Cos’è un quadro di controllo aziendale e perché è così rilevante – Il quadro di controllo aziendale, più noto come dashboard aziendale, è uno strumento visivo (composto in prevalenza da numeri e grafici) che consolida e presenta i dati aziendali chiave in un formato comprensibile e interattivo. Si tratta di sistemi progettati per offrire una panoramica rapida e accurata delle prestazioni aziendali, permettendo alle figure chiave di un’impresa (proprietà e management su tutti) di identificare tendenze, monitorare Key Performance Indicators (KPIs) e prendere decisioni basate su dati concreti. La funzione principale di un quadro di controllo aziendale (QCA) è dunque quella di trasformare dati complessi in informazioni utili, facilitando così la comprensione e l’analisi dei risultati aziendali.

Caratteristiche principali di un quadro di controllo aziendale – Un QCA utilizza un ampio spettro di tool di visualizzazione dei dati, come grafici, tabelle e mappe, capaci di rendere le informazioni facilmente comprensibili. E le visualizzazioni interattive di tali dati permettono agli utenti di esplorare i dati, offrendo la possibilità di effettuare analisi dettagliate senza dover esaminare lunghe liste di dati grezzi.
Gli strumenti sintetici di controllo aziendale, più in dettaglio, aggregano dati provenienti da diverse fonti aziendali, come sistemi ERP, CRM, fogli di calcolo e altre banche dati, consentendo di ottenere una visione integrata delle performance aziendali, riducendo l’esigenza di consultare più fonti separatamente.
I quadri di controllo aziendali attualmente in uso dispongono di costanti aggiornamenti in tempo reale, caratteristica che consente al management di monitorare in modo costante, anche quotidianamente, le operazioni aziendali, nonché le performance finanziarie; un’attività, questa, particolarmente utile per identificare rapidamente problemi ma anche opportunità, quindi di reagire in modo tempestivo.
Questi sistemi di controllo aziendale possono, inoltre, essere personalizzati per soddisfare i bisogni specifici di diversi utenti e dipartimenti all’interno di un’impresa o di un suo specifico segmento (o dipartimento, o ASA, area strategica di affari). Una funzione, quella ricoperta da un QCA, che permette di configurare “videate” differenti per funzioni aziendali come vendite, finanza, produzione e marketing. E la loro accessibilità da differenti device, inclusi computer desktop, laptop, tablet e smartphone, ed attraverso un’interfaccia utente intuitiva, li rende semplici da utilizzare, facendo dunque concentrare l’attenzione dei loro utenti (amministratori, capitale di controllo, management, consulenti) sulla capacità segnaletica dei dati e dei grafici mostrati e sulla relativa interpretazione in termini di apprezzamento delle performance aziendali e di eventuali manovre mirate al loro miglioramento.

Tipi di quadri di controllo aziendale – Non esistono quadri di controllo universalmente validi per tutte le aziende. Ogni business ha le proprie necessità e precisi obiettivi prefissati, ma ecco una possibile suddivisione per tipologie:

  • quadri di controllo strategici: utilizzati dai dirigenti per monitorare le performance aziendali rispetto agli obiettivi strategici a lungo termine. Includono metriche chiave come il ROI, il ROE e la crescita dei ricavi;
  • quadri di controllo operativi: dedicati al monitoraggio delle attività quotidiane, aiutando il management più strettamente operativo a seguire le performance dei processi interni, ad esempio monitorando l’efficienza della produzione, i tempi di ciclo, la qualità dei prodotti O la gestione delle scorte;
  • quadri di controllo analitici: offrono un maggiore dettaglio di analisi con lo scopo di identificare opportunità di miglioramento, spesso utilizzati per lo sviluppo di analisi predittive e l’identificazione di “tendenze nascoste” nei dati;
  • quadri di controllo di Business Intelligence (BI): combinano dati da diverse fonti per fornire una visione completa e integrata delle performance aziendali; supportano, dunque, decisioni basate sui dati, facilitando la comprensione delle correlazioni tra diverse metriche aziendali.

I vantaggi offerti da una dashboard di controllo aziendale – L’adozione di una dashboard di controllo aziendale comporta inevitabilmente numerosi vantaggi, che possono trasformare il modo in cui un’azienda opera e prende decisioni, che possono essere così sintetizzati:

  • efficienza operativa: i quadri di controllo aziendali semplificano il monitoraggio delle performance aziendali, riducendo il tempo necessario per raccogliere e analizzare i dati. L’automazione dei report, unita ad una visualizzazione intuitiva consentono ai manager di concentrarsi su azioni correttive e strategiche anziché sulla raccolta manuale dei dati;
  • miglioramento della comunicazione: forniscono un linguaggio comune basato sui dati per tutte le funzioni aziendali, migliorando la comunicazione tra i diversi reparti. I quadri di controllo aiutano a mantenere tutti i membri del team informati sulle performance aziendali e sugli obiettivi comuni;
  • responsabilità e trasparenza: offrono una visione trasparente delle performance aziendali, facilitando l’accountability a tutti i livelli dell’organizzazione. La trasparenza dei dati aiuta a creare una cultura aziendale basata sulla responsabilità e sull’orientamento ai risultati;
  • supporto alle decisioni: i quadri di controllo aziendali forniscono informazioni tempestive e accurate che supportano le decisioni strategiche. Le analisi basate sui dati riducono l’incertezza nelle decisioni aziendali, migliorando l’affidabilità e l’efficacia delle strategie implementate.

Come strutturare una dashboard aziendale – Un quadro di controllo aziendale deve essere integrato e impostato seguendo criteri che soddisfino le esigenze aziendali. Di norma sono principalmente in. di 5 gli stadi del processo:

Fase 1: definizione degli obiettivi – Fase che deve rispondere alle seguenti domande, che guideranno la selezione dei dati e delle metriche da includere:

  • cosa deve monitorare?
  • quali decisioni deve supportare?

Fase 2: raccolta e integrazione dei dati – Il passo successivo è rappresentato dalla raccolta e dall’integrazione dei dati necessari. Ed è cruciale garantire che detti dati siano accurati, completi e aggiornati. L’integrazione dei dati da diverse fonti può richiedere l’uso di strumenti di Business Intelligence (BI).

Fase 3: selezione delle metriche chiave – Le metriche chiave, o KPIs, devono essere rilevanti e allineate con gli obiettivi aziendali. Alcuni esempi comuni includono il fatturato, i diversi margini rilevati a livello sia generale che in riferimento alle singole BU (business units), la soddisfazione del cliente e la produttività operativa.

Fase 4: design e visualizzazione – Il design di un quadro di controllo aziendale è indispensabile per la sua efficacia. Una buona dashboard deve essere intuitiva e facile da navigare. L’uso di grafici, tabelle e indicatori visivi aiuta a presentare le informazioni in modo chiaro e comprensibile.

Fase 5: sviluppo, gestione e formazione – Una volta progettato, un quadro di controllo deve essere gestito correttamente nei processi aziendali, con la conseguente necessità di formare i dipendenti sull’uso dI tale strumento per garantirne l’adozione efficace.

Componenti chiave di una dashboard di controllo aziendale – Per massimizzare l’efficacia di un quadro di controllo aziendale è importante includere componenti chiave che rispondano alle esigenze specifiche dell’azienda. Di seguito sono elencate alcuni degli elementi più importanti.
Indicatori di Performance (KPIs)
I KPIs sono metriche critiche che aiutano a misurare le performance aziendali in vari ambiti. La scelta dei KPIs giusti è fondamentale per una dashboard efficace. Alcuni esempi di KPIs includono:

  • il fatturato mensile, magari arricchito da informazioni di tipo quantitativo
  • il tasso di crescita dei ricavi
  • la marginalità generale e di area, espressa in termini di Valore aggiunto, MOL, Reddito operativi
  • la soddisfazione del cliente: misurata attraverso sondaggi o feedback, indica quanto i clienti sono soddisfatti dei prodotti o servizi offerti.

Visualizzazioni interattive – L’inclusione di visualizzazioni interattive, come grafici a torta, grafici a barre, mappe geografiche e diagrammi a dispersione, può aiutare gli utenti a comprendere rapidamente le informazioni chiave e a identificare tendenze e anomalie.

Filtri e drill-down – I filtri permettono agli utenti di focalizzarsi su segmenti specifici di dati con estrema semplicità. Le funzionalità di drill-down, invece, consentono di esplorare i dati in modo più dettagliato, passando da una vista generale a una visione più analitica.

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